Ak v správe zadáte meno príjemcu do poľa Skrytá, odošle sa mu kópia správy a jeho meno zostane pre ostatných príjemcov danej správy skryté. V prípade, že sa po otvorení novej správy pole Skrytá nezobrazí, môžete ho pridať.
V novej správe na karte Správa – možnosti v skupine Polia kliknite na položku Zobraziť príjemcov skrytej kópie.
Najvhodnejšie postupy používania skrytej kópie
Vykonajte predbežné opatrenia: Než do správy pridáte meno určeného príjemcu do poľa Skrytá kópia, uistite sa, že príjemca správy očakáva vašu správu. Daná osoba vás možno potrebuje určiť ako dôveryhodného odosielateľa (alebo dôveryhodného príjemcu, ak je vaše meno uvedené v poli Komu).
Prečo je to potrebné? Používanie skrytej kópie je obľúbenou technikou odosielateľov nevyžiadanej pošty. Mnohé filtre nevyžiadanej pošty preto označujú príznakom správy, ktoré použijú pole Skrytá kópia, ako nevyžiadané. Ak sa nenachádzate v zozname dôveryhodných odosielateľov (zoznam dôveryhodných odosielateľov: zoznam názvov domén a e-mailových adries, z ktorých chcete prijímať správy. E-mailové adresy v priečinku Kontakty a v globálnom adresári sú do zoznamu pridané predvolene. Do zoznamu sa pridajú aj osoby, ktorým odosielate správy.) vami určeného príjemcu v programe Microsoft Office Outlook, vaša správa môže ľahko skončiť priamo v priečinku nevyžiadanej pošty alebo v jeho ekvivalente.
Viac informácii o nastavení filtra nevyžiadanej pošty v programe Outlook nájdete v téme Pridávanie mien do zoznamov filtra nevyžiadanej pošty.
Buďte opatrní predtým, ako vložíte distribučný zoznam do poľa Skrytá kópia Osobám, ktoré používajú pravidlá pre zoraďovanie e-mailov do priečinkov to môže spôsobovať ťažkosti, ak zaradíte názov distribučného zoznamu do poľa Skrytá kópia. Keďže ich pravidlá sú určené názvom distribučného zoznamu v poli Komu alebo v poli Kópia, vaša správa nebude zatriedená podľa ich pravidiel.
Vezmite do úvahy obmedzenia Mnohí poskytovatelia e-mailových služieb nastavujú obmedzenia pre množstvo mien v poliach správ Komu, Kópia a Skrytá kópia. Poskytovateľ e-mailových služieb môže napríklad obmedziť počet mien pre každú správu na maximálne 100 e-mailových adries. Ak sú tieto adresy rozdelené do polí Komu, Kópia a Skrytá kópia, mená v poli Skrytá kópia sa budú započítavať do vášho celkového obmedzenia. Viac informácií o politike vášho konta vám poskytne váš poskytovateľ e-mailových služieb.
Ako používať skryté kópie
Nezverejňujte zoznam príjemcov Používanie skrytej kópie môže slúžiť pri ochrane súkromia iných osôb tým, že neodhaľuje ich totožnosť. Ak napríklad posielate pracovný inzerát viacerým ľuďom, môžete použiť skrytú kópiu a zachovať tak súkromie potenciálnych záujemcov o prácu.
Tip Zvážte použitie hromadnej korešpondencie v programe Microsoft Office Word 2007 ako alternatívu ku skrytej kópii. Pomocou funkcie hromadnej korešpondencie môžete rýchlo odoslať rovnakú e-mailovú správu jednotlivým príjemcom. Hromadná korešpondencia umožňuje hromadné odosielanie správ, pričom v poli správy Komu sa použije iba jedno meno.
Pomoc pri miernení vypätej konverzácie Toto je príklad situácie, kedy použitie skrytej kópie pre distribučný zoznam alebo pre veľké množstvo mien môže byť nápomocné: Posielate správu s veľkým počtom osôb uvedených v poli Komu. Diskusia sa stáva živou a každý chce vyjadriť svoj názor. Množstvo správ sa prudko zvyšuje, pretože mnohí odpovedajú „Prestaňte, prosím, odpovedať na túto správu všetkým“. Problém je v tom, že pritom klikajú na tlačidlo Odpovedať všetkým. Jedným zo spôsobov, ako mierniť používanie možnosti Odpovedať všetkým, je umiestniť distribučný zoznam do poľa Skrytá kópia. Môžete napríklad kliknúť na tlačidlo Odpovedať, vložiť do poľa Komu len svoje meno, presunúť distribučný zoznam do poľa Skrytá kópia a napísať približne takúto správu:
„Oceňujem názory ľudí na túto tému. Ak máte ďalšie pripomienky, odpovedajte, prosím, priamo mne. (Vložil som tento distribučný zoznam do poľa Skrytá kópia, aby som zredukoval odpovedanie všetkým.)“
Tip Ak odosielate správy iným osobám, ktoré používajú program Outlook, môžete im všetkým dohromady zabrániť v používaní možnosti Odpovedať všetkým. Viac informácií nájdete v téme Zabránenie príjemcom e-mailových správ v používaní možností Odoslať všetkým a Poslať ďalej.
Redukovanie nevyžiadanej pošty Ľudia, ktorí odosielajú nevyžiadané e-maily, síce radi používajú Skrytú kópiu, ale nebude sa im páčiť, ak ju použijete vy. Ak ukryjete mená príjemcov tým, že ich vložíte do poľa Skrytá kópia nikto nebude môcť kopírovať e-mailové adresy príjemcov z vašich správ.
